Datenschutz für das LOBI Portal

Stand 02.10.2026 · Fassung 1.0

1 Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Jürgen Maring · Eventfritze
Veranstaltungs- & Media-Services
Knietschstraße 53
67227 Frankenthal, Deutschland
Telefon: 0621 6839300
E-Mail: info@eventfritze.de

Datenschutzanfragen können Sie an diese Adresse richten. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Ansprechpartner für Datenschutz ist Jürgen Maring unter den oben genannten Kontaktdaten.

2 Geltungsbereich und Rollen

Diese Hinweise richten sich an Geschäftskunden, deren Ansprechpartner und Nutzer des LOBI-Portals. Für die eigene Vertragsanbahnung, Kundenverwaltung, Abrechnung und die hierfür erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen ist Eventfritze Verantwortlicher.

Verarbeitet Eventfritze hingegen personenbezogene Inhalte eines Kundenbetriebs ausschließlich nach dessen Weisung, handelt Eventfritze als Auftragsverarbeiter. Hierzu können etwa Buchungs-, Bestell-, Beschäftigten- und Bewerbungsdaten gehören. Verantwortlich ist hierfür grundsätzlich der jeweilige Kundenbetrieb; dessen Datenschutzinformationen und der AVV regeln die entsprechenden Aufgaben. Ein Modulname allein bestimmt die Rolle nicht.

3 Verträge Kontakte und Abrechnung

Wir nutzen LOBI auch für unsere eigene Kundenverwaltung und Abrechnung. Wir verarbeiten Namen, geschäftliche Kontakt- und Adressdaten, Unternehmens-/Betriebszuordnung, bestellte Module, vereinbarte Preise und Laufzeiten, Korrespondenz, Rechnungen und Zahlstatus zur Anbahnung und Durchführung unserer Geschäftsbeziehung.

Ist die betroffene Person selbst Vertragspartner, beruht die erforderliche Vertragsverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bei Beschäftigten und Vertretern des Kunden ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO maßgeblich; unser Interesse besteht in der sachgerechten Abwicklung der Geschäftsbeziehung. Gesetzliche Aufbewahrung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen Vorschriften.

Für Umsatzgebühren von LOBI Teams und LOBI Order werden die zur Abrechnung erforderlichen Modulumsätze und Korrekturbezüge verarbeitet. Für eigene Rechnungen von Eventfritze sind betriebsbezogene Summen und erforderliche Transaktionsreferenzen maßgeblich. Vollständige Gästekontakte oder sämtliche Bestellinhalte werden nicht allein für die Gebührenabrechnung zu eigenen Kundendaten von Eventfritze umgewidmet.

4 Vertragsannahmen und Nachweise

Bei einem Vertragsabschluss verarbeiten wir den Kunden-/Betriebsbezug, die handelnde Person, die abgegebene Erklärung, den Zeitpunkt, die angebotenen Preise und die exakten Dokumentfassungen. Dies dient Vertragsdurchführung und Nachweis. Erforderliche Rechtsverteidigung kann auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruhen. Sicherheitsprotokolle werden entsprechend ihrem eigenen Zweck behandelt. Die Veröffentlichung dieser Texte allein führt zu keinem Vertragsabschluss und erzeugt keinen Zustimmungsnachweis.

Datenschutzinformationen werden bereitgestellt. Ihre Bereitstellung oder eine Kenntnisnahme ist keine allgemeine Einwilligung in sämtliche Verarbeitungen. Freiwillige Einwilligungen werden, soweit erforderlich, separat erteilt und können widerrufen werden.

5 Konten Anmeldung und Sicherheit

Für Benutzerkonten werden Kontokennung, Kontakt, Rollen, Betriebszuordnung und erforderliche Authentifizierungsdaten verarbeitet. Passwörter werden als kryptografische Prüfwerte verwaltet. Zum Schutz des Portals können Zeitpunkt, IP-Adresse, Browser-/Geräteinformationen, aufgerufene Funktionen sowie sicherheitsrelevante Änderungen protokolliert werden.

Eigene Sicherheitsverarbeitung beruht regelmäßig auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO und unserem Interesse an einem sicheren Dienst. Soweit Nutzerverwaltung und Tätigkeitsnachweise ausschließlich im Auftrag eines Kunden geführt werden, gelten dessen Weisungen und Rechtsgrundlagen.

Für SMS zur Aktivierung, Zugangswiederherstellung und beauftragten Benachrichtigung nutzen wir seven.io, seven communications GmbH & Co. KG, Willestraße 4–6, 24103 Kiel, Deutschland. Übermittelt werden insbesondere Mobilnummer, Nachricht beziehungsweise zeitlich begrenzter Zugangslink und technische Zustellinformationen. Die Verarbeitung dient der angeforderten Kommunikation und Zugangssicherheit; Rechtsgrundlage ist je nach Zusammenhang Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO, bei beauftragter Kundenkommunikation die Grundlage des Kunden. Telekommunikationsunternehmen sind an der Zustellung beteiligt. Informationen: seven.io Datenschutz.

6 Herkunft und erforderliche Angaben

Wir erhalten Daten direkt von Ihnen, von Ihrem Unternehmen oder dessen berechtigten Ansprechpartnern sowie durch technische Nutzungsvorgänge. Bei nicht direkt erhobenen Daten informieren wir nach Art. 14 DSGVO innerhalb der jeweils geltenden Frist, grundsätzlich spätestens innerhalb eines Monats beziehungsweise bei früherer erster Kontaktaufnahme oder Offenlegung.

Angaben für Vertrag, Abrechnung, Berechtigungszuordnung und sicheren Zugang sind erforderlich, wenn Sie die betreffende Leistung nutzen möchten. Ohne sie können wir diese gegebenenfalls nicht erbringen. Freiwillige Angaben sind als solche zu unterscheiden.

7 Support und Kommunikation

Bei Anfragen verarbeiten wir Kontakt, Inhalt, technische Angaben und erforderliche Anhänge. Zweck ist die Bearbeitung der Anfrage und Betreuung der Geschäftsbeziehung; Grundlage ist je nach Person und Zusammenhang Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO. Bitte übermitteln Sie keine Passwörter oder unnötigen personenbezogenen Daten. Zugriff auf Modulinhalte erfolgt bei Bedarf im Rahmen der beauftragten Unterstützung und der jeweiligen Rollen.

8 Hosting, Empfänger und Verarbeitungsorte

Wir betreiben LOBI auf angemieteter Serverinfrastruktur in Deutschland und nutzen folgende Dienste:

Zusätzliche Sicherungen erfolgen lokal im eigenen Betrieb. Diese lokalen Sicherungen werden nicht in die OneDrive-Cloud synchronisiert. Intern haben Jürgen Maring und zwei berechtigte Mitarbeiter im Rahmen ihrer Aufgaben Zugriff. Dienstleisterzugriffe richten sich nach deren jeweiliger Aufgabe. Unsere eigene Abrechnung erfolgt mit LOBI; hierfür wird kein zusätzliches externes Abrechnungssystem eingesetzt.

Bei kundeneigenen Buchungs-, Verkaufs- und Zahlungsangeboten können die vom Kunden gewählten Zahlungsdienste PayPal, Stripe oder Mollie beteiligt sein. Der Kunde ist Anbieter und Zahlungsempfänger seines Angebots; die zutreffenden Empfänger und Rechtsgrundlagen beschreibt er in seinen eigenen Datenschutzinformationen. Eine Veröffentlichung dieser Portalhinweise aktiviert keinen Zahlungsdienst. Eine Übermittlung an Behörden oder beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Beratung kommt in Betracht, soweit sie gesetzlich erforderlich oder zur Wahrnehmung berechtigter Rechtsinteressen notwendig ist.

Für die Infrastruktur in Deutschland wird keine ausschließliche Verarbeitung sämtlicher Daten innerhalb Deutschlands zugesagt. Insbesondere bei KI-Diensten können Verarbeitungen in den USA und weiteren Staaten außerhalb des EWR stattfinden. Für Auftragsdaten sind hierfür die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO maßgeblich. Das OpenAI Data Processing Addendum enthält insbesondere EU-Standardvertragsklauseln für entsprechende Übermittlungen. Informationen über einschlägige Garantien und eine zugängliche Kopie erhalten Sie über unseren Datenschutzkontakt unter Schutz vertraulicher Angaben. Weitere Informationen zur Infrastruktur: IONOS Datenschutz, STRATO Datenschutz.

9 KI-Funktionen und allgemeine Layoutbeispiele

Für KI-gestützte Bearbeitung in LOBI Layout und LOBI Allergy nutzen wir die OpenAI API. Bei Aufruf dieser Funktionen werden die zur Aufgabe gehörenden Eingaben, Texte, Bilder oder Dokumente, Layout- beziehungsweise Produktinformationen und erforderliche Kontextdaten an OpenAI übertragen. Bitte geben Sie keine für die Aufgabe unnötigen personenbezogenen oder besonders sensiblen Daten ein. KI-Ausgaben sind fachlich zu prüfen; sie ersetzen keine verbindliche Fachentscheidung.

Soweit personenbezogene Kundeninhalte betroffen sind, erfolgt die Verarbeitung zur beauftragten Funktion im Rahmen der Auftragsverarbeitung und der Rechtsgrundlage des verantwortlichen Kunden. Eigene notwendige technische Verarbeitung erfolgt zur Leistungserbringung beziehungsweise auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der angeforderten Funktion und ihrer Sicherheit. Die Verwendung einer KI-Funktion ist keine pauschale Einwilligung in weitere Zwecke.

Auch bei deaktivierter Speicherung abrufbarer API-Antwortobjekte können bei OpenAI Sicherheits- und Missbrauchsprotokolle entstehen. OpenAI beschreibt hierfür grundsätzlich eine Speicherung von bis zu 30 Tagen mit möglichen gesetzlichen oder sicherheitsbedingten Ausnahmen. Nach den Standardbedingungen werden API-Inhalte nicht zum Training allgemeiner Modelle verwendet, sofern der jeweilige API-Kunde nicht ausdrücklich einer Datenfreigabe zustimmt. Einzelheiten: OpenAI Datenverarbeitung und API-Datenkontrollen.

Die Layoutfunktion erfasst außerdem Ausgangsstände und Zuordnungen, um spätere Korrekturen vergleichen zu können. Administrativ freigegebene allgemeine Korrekturbeispiele können als zusätzliche Hinweise für weitere Layoutaufgaben verwendet werden. Das ist von einem Training des allgemeinen OpenAI-Modells zu unterscheiden. Dabei können Artikel- und Optionsbezeichnungen sowie Auswahlregeln betroffen sein. Das bloße Entfernen eines Kundennamens macht einen Inhalt nicht automatisch anonym.

Die Wiederverwendung personenbezogener oder vertraulicher Auftragsinhalte ist keine automatisch enthaltene Weisung. Sie benötigt eine eigenständige zulässige Grundlage und darf nicht allein auf eine Administratorfreigabe gestützt werden. Unser Interesse an Fehleranalyse und Verbesserung der Layoutfunktion hebt diesen Grundsatz nicht auf. Bei Fragen zu eigenen Inhalten oder einem Widerspruch wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzkontakt. Inhalte und Zuordnungen werden nach Wegfall des jeweiligen zulässigen Zwecks gelöscht oder von weiterer Verwendung ausgeschlossen; gesetzlich erforderliche Nachweise werden getrennt behandelt.

10 Cookies, lokale Speicherung und Schriftarten

Das Portal verwendet Speicherungen für Anmeldung, Sicherheit, Sprache und Darstellung. Der Sitzungscookie connect.sid ordnet den Browser einer Sitzung zu und ist für bis zu zwölf Stunden konfiguriert. Bei bewusster Sprachwahl wird lobi_locale für bis zu ein Jahr gesetzt. Darstellungspräferenzen wie lobi.controlCenter.theme und lobi.controlCenter.sidebarCollapsed werden im lokalen Browserspeicher abgelegt und bleiben grundsätzlich bis zur Änderung oder Löschung im Browser bestehen. Moduloberflächen können für angeforderte Bedien-, Warenkorb- oder Offlinefunktionen weitere lokale Zustände speichern; eine Löschung kann diese Funktionen beeinträchtigen.

Soweit eine Speicherung oder ein Zugriff für die ausdrücklich angeforderte Funktion unbedingt erforderlich ist, gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Für darüber hinausgehende einwilligungspflichtige Zugriffe ist eine gesonderte Einwilligung erforderlich. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich je nach Zweck nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, f oder a DSGVO. Diese Information ersetzt keine erforderliche Einwilligung.

Die Schriftarten der Portaloberflächen werden vom eigenen Server bereitgestellt. Beim Laden dieser Schriftarten wird keine Verbindung zu Google Fonts hergestellt. Die eigenständigen LOBI-Rechtstextseiten enthalten keine Analyse- oder Werbeskripte.

11 Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie sie für den jeweiligen rechtmäßigen Zweck erforderlich sind. Maßgeblich sind insbesondere die Dauer der Geschäftsbeziehung und beauftragten Leistung, der Abschluss einer Anfrage, die erforderliche Klärung eines Sicherheitsereignisses, die Verjährung möglicher Ansprüche und gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Entfällt die Grundlage, sind Daten zu löschen oder bei einer weiterbestehenden begrenzten Pflicht auf deren Zweck zu beschränken. Eine unbegrenzte Speicherung allein für mögliche spätere Zwecke ist damit nicht vorgesehen.

Eigene Rechnungen und Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse grundsätzlich zehn Jahre, aufbewahrungspflichtige Geschäftsbriefe grundsätzlich sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt regelmäßig mit Ablauf des maßgeblichen Kalenderjahres. Gesetzliche Verlängerungen, etwa für laufende steuerliche Verfahren, bleiben zu beachten. Vertrags- und Anspruchsnachweise können innerhalb der maßgeblichen Verjährungs- oder Aufbewahrungsfristen erforderlich sein. Nicht jede technische Nachricht wird dadurch zu einem langfristig aufzubewahrenden Geschäftsbeleg.

Für Auftragsdaten gelten die Weisungen des Kunden, der AVV und die Anlage Datenrückgabe und Löschung. Nach Vertragsende besteht grundsätzlich ein 30-tägiger Exportzugang; danach sind die nicht mehr rechtmäßig benötigten Auftragsdaten zu löschen. Gesetzliche Abrufrechte, noch geschuldete Rückgabe und erforderliche Aufbewahrungen werden berücksichtigt. Sicherungskopien sind von Produktivdaten zu unterscheiden und unterliegen ebenfalls Zweckbindung und Löschpflichten. Diese Information verspricht weder eine bestimmte automatische Löschsoftware noch einen festen technischen Sicherungszyklus.

12 Rechte und Beschwerden

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit verlangen. Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit bis dahin bleibt unberührt.

Widerspruch: Gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne solche Gründe widersprechen; dies gilt auch für damit verbundenes Profiling.

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsort oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für Eventfritze kommt insbesondere der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz in Betracht. Anfragen zu Auftragsdaten werden dem zuständigen Kundenbetrieb zugeordnet und entsprechend unterstützt.

13 Änderungen

Wesentliche Änderungen der Verarbeitung werden transparent mitgeteilt. Frühere Informationsfassungen bleiben für Nachweiszwecke zugeordnet. Eine aktualisierte Datenschutzinformation ersetzt weder eine erforderliche Vertragsänderung noch eine erforderliche Einwilligung in einen neuen Zweck.